La première étape de l’organisation d’un événement doit être l’élaboration d’un plan de projet d’un budget. Le plan de projet décrit tous les aspects essentiels de l'événement tels que le lieu, la capacité, le genre musical ou le programme, l’audience cible, la sécurité, etc. Par la suite, le plan de projet sera le principal document utilisé pour obtenir les autorisations et permis gouvernementaux nécessaires à l’organisation de l’événement. Le budget fait souvent partie du plan de projet. Il traduit vos plans opérationnels, décrits dans le plan de projet, en un budget et des prévisions financières.
Dans le budget, vous faites généralement la distinction entre les catégories de coûts suivantes et entre les coûts fixes et variables.
Coûts du groupe de projet - Fixes
Il s’agit principalement des coûts salariaux des freelances engagés par l’organisateur pour un département spécifique, qui ont à la fois des responsabilités de préparation et des responsabilités sur terrain. Il s’agit d’un groupe de personnes élargi qui vient s’ajouter à votre personnel fixe.
Supposons qu’un service, tel que l’équipe de production, doit être engagé pour un travail spécifique pendant l’événement (mise en place, assistance au personnel, etc.). Dans ce cas, ces coûts de main-d'œuvre sont inclus et budgétisés dans le sous-budget correspondant, à savoir la production.
Coûts du lieu ou de l’emplacement - Partiellement fixes
La location du lieu et/ou de l’emplacement, y compris toutes les installations et autorisations nécessaires, constitue une part importante du budget. Il est essentiel de conclure à l’avance des accords clairs sur ce qui est ou n’est pas inclus dans la location du lieu et/ou de l’emplacement. Les coûts de location pour les grands événements peuvent également varier (en fonction des accords).
Tous les frais municipaux, le permis et (si nécessaire) les recherches sur la flore et la faune sont fixes.
Securité et santé
Une fois que la municipalité vous a accordé un permis, vous pouvez commencer à évaluer le coût total de la sécurité et de la santé. Le lieu, le type et la durée de l’événement, mais surtout le nombre de visiteurs, déterminent le niveau de sécurité et d’hygiène requis pour l’événement. Cela comprend les agents de sécurité, les postes de premiers secours, l’approvisionnement en eau potable, etc.
La municipalité aura des directives strictes que vous devrez garder à l’esprit lorsque vous établirez des plans avec les fournisseurs de services de sécurité et de santé.
Coûts de production de la scène et des installations - (partiellement variables)
Cette catégorie couvre à la fois les éléments logistiques de la production tels que les clôtures et les voies d’accès, le stationnement et la circulation, ainsi que la production scénique, y compris l’éclairage et la sonorisation. La décoration du site de l’événement entre également dans cette catégorie.
Le décor est la seule partie qui pourrait être considérée comme partiellement variable, car dans de nombreux cas, vous pouvez habiller le lieu autant que vous le souhaitez.
Artistes et spectacles (partiellement variables)
Les coûts liés à la réservation d’artistes, y compris leurs besoins et leur transport, peuvent être importants et doivent être inclus dans le budget dès le début. Nous considérons ces coûts comme partiellement variables, car vous pouvez lancer votre événement sans annoncer l’ensemble de la programmation. En fonction du succès des premières ventes de billets, vous pouvez augmenter ou diminuer les coûts.
Coûts de marketing (variables)
Il s’agit des coûts liés à la diffusion de publicités en ligne et hors ligne afin d’attirer l’audience souhaitée vers l’événement. Le marketing est essentiel.
En tant qu’organisateur, vous travaillez sur le concept, le contenu et la marque que vous avez en tête. Vous concentrez-vous sur une musique spécifique ? L’un de vos points forts est-il votre décor ou votre programme créatif et votre production ? Il y a tellement d’événements et les visiteurs veulent vivre des expériences uniques. Il est donc essentiel que votre événement se démarque et que le visiteur perçoit ce que vous avez à offrir.
En ce qui concerne le marketing en ligne, vous pouvez facilement suivre les dépenses publicitaires par billet vendu. Nous vous conseillons donc de commencer par le marketing en ligne pour tester différents groupes d’audience et différentes publicités.
Vous pouvez ajouter le marketing hors ligne au mix lorsque vos campagnes sont testées en ligne et fonctionnent bien. Le marketing hors ligne est généralement plus difficile à suivre et donc plus risqué. Nous considérons ces coûts comme variables car vous pouvez facilement augmenter ou diminuer ce budget au fil du temps.
Alimentation et boissons (F&B)(Variable)
Lors de grands événements, vous avez des dizaines de bars et, par conséquent, beaucoup de dépenses. Pensez aux tentes pagodes, aux bars, au matériel de distribution, etc. Ces coûts de matériel sont relativement élevés. Il peut donc être intéressant d’offrir des “droits de distribution” exclusifs à votre fournisseur (si votre événement est suffisamment grand). Pensez à des fournisseurs tels que Swinkels, Heineken, Inbev, etc.
Collaborer avec ces parties signifie qu’elles auront des droits exclusifs lors de l’événement, tant pour les boissons alcoolisées que pour les boissons non alcoolisées. Il est toujours possible de conclure des accords sur les exceptions. Ces accords se composent des éléments suivants:
Redevance pour l’organisateur
Prix par hectolitre (plus le prix est bas, plus il est attrayant pour le visiteur)
Accords sur le matériel : les fournisseurs de matériel absorbent souvent eux-mêmes les coûts
Coûts imprévus
Il arrive souvent que des budgets partiels, tels que les budgets variables, nécessitent une marge pour les coûts imprévus. En règle générale, tous les budgets variables doivent avoir une marge individuelle : ~10% pour les catégories variables, ~5% pour les catégories fixes et un budget imprévu global de ~5%.
Les budgets qui sont raisonnablement imprévisibles et variables sont beaucoup plus susceptibles d’entraîner des coûts imprévus. Par exemple, s’il pleut beaucoup et que vous avez besoin de copeaux de bois pour vous débarrasser des flaques d’eau ou pour éviter que tout ne devienne boueux, cela peut ajouter des coûts imprévus aux coûts de production.
Notez que ces catégories de coûts concernent davantage les organisateurs de festivals. Les budgets de soirées en salle seront très différents, notamment parce que les coûts de production seront moindres et que les recettes du bar seront souvent réservées en tout ou en partie au propriétaire du lieu.
Pour chaque catégorie de coûts, vous pouvez calculer le coût par visiteur en divisant le coût total de ce point par le nombre de visiteurs. Vous obtenez ainsi un montant spécifique par visiteur pour chaque élément. Si vous additionnez tous les éléments de coût et divisez le total par le nombre de visiteurs (attendus), vous obtenez le coût moyen par visiteur.
Le calcul du coût moyen par visiteur est essentiel pour déterminer le prix du billet. En comparant le coût total par visiteur avec les recettes attendues de vos sources de revenus, vous pouvez établir un prix de billet qui couvre les coûts et assure un bénéfice (ou au moins un équilibre financier sain). Vous éviterez ainsi les pertes et veillerez à ce que l’événement reste rentable.
En règle générale, il faut plusieurs itérations budgétaires pour parvenir à un budget final. Vous et votre équipe devez revoir le projet et les plans de production afin d’établir des priorités et de réduire les coûts jusqu’à ce que vous obteniez un budget avec un prix de billet raisonnable et réaliste, vous permettant de réaliser un bénéfice au final.
Téléchargez ce modèle pour vous aider à établir le budget de votre événement.
Remarque: Le modèle suppose que tu utilises des jetons pour ton festival. Si tu utilises de l'argent liquide ou des systèmes de paiement sans espèces, saisis plutôt le chiffre d'affaires prévu pour la nourriture et les boissons dans le champ 'Chiffre d'affaires par type de consommation'.
