Vous souhaitez maximiser les ventes de billets lors du lancement de votre événement ? Une campagne de prévente en ligne présente de nombreux avantages, mais elle implique aussi plusieurs facteurs à considérer. Cet article vous guide dans l’exécution d’une campagne de prévente en ligne réussie et explique comment l’IA peut vous aider à élaborer votre stratégie.
Avant de t'engager dans la méthode de prévente, considère la taille de ton événement, la demande anticipée et l'industrie ou la région où les gens ont l'habitude de s'inscrire pour obtenir des billets.
Une campagne de prévente en ligne pourrait être moins adaptée pour les événements suivants:
Événements récurrents hebdomadaires ou mensuels
Événements sans USP (argument de vente unique) clair ou offre spéciale
Petits événements de moins de 200 personnes
Événements où les ventes de billets se font principalement sur place
Si votre événement ne correspond pas à cette liste, réfléchissez aussi à l’incitation pour ceux qui s’inscrivent à la prévente en ligne :
Accès aux billets aux meilleurs tarifs ?
La demande pour l’événement dépasse-t-elle l’offre de billets, rendant la prévente en ligne essentielle pour garantir un billet ?
Les inscrits participeront-ils à un tirage au sort ou à une communauté exclusive ?
Les billets sont-ils uniquement disponibles pour ceux qui s’inscrivent, ou y aura-t-il une vente générale?
Les données sont précieuses et leur collecte doit être au cœur de votre stratégie à long terme. Chaque inscrit est un client potentiel pour l'un de vos futurs événements ; même s'il ne réserve pas de billet pour votre événement à venir, il pourrait bien en acheter un pour un futur événement. Collecter les numéros de téléphone peut aussi améliorer vos conversions, car cela vous permet d'utiliser les canaux de marketing SMS et WhatsApp. De nombreuses plateformes de billetterie exigent que les clients donnent leur consentement pour recevoir des communications marketing de l'organisateur, ce qui limite les données clients que vous pouvez exporter en raison du RGPD. Sans prévente, vous risquez de n’avoir accès qu'à 20 % des données des acheteurs de billets, ce qui entraverait vos efforts marketing pour cet événement et les suivants.
Plutôt que de voir les ventes de billets s'écouler lentement tout au long de la campagne, organiser une prévente crée un sentiment de rareté et un moment décisif où chaque inscrit doit s'engager pleinement à acheter un billet. Cela déclenche des conversations entre les inscrits, les encourageant à se préparer à acheter soit individuellement, soit pour un groupe plus large. Vous souhaitez un maximum d’élan dès le lancement de votre événement. Plus les clients achètent tôt, plus ils ont l'occasion d'agir en tant qu'ambassadeurs de votre événement, partageant leurs projets avec leurs amis et abonnés.
Le nombre total d'inscriptions peut être un bon indicateur du succès de votre événement, et en comprenant cela dès le début de la campagne, vous pouvez ajuster votre stratégie si nécessaire. Les promoteurs qui constatent une forte demande peuvent choisir d'ajouter une date supplémentaire, tandis que ceux qui voient moins d'engagement peuvent décider d'ajouter des invités supplémentaires, de réduire la taille de la salle ou d'annuler l'événement.
Assurez-vous d'utiliser tous vos canaux de marketing pour annoncer la prévente en ligne, en alignant vos efforts sur les réseaux sociaux, par e-mail, SMS, WhatsApp et dans tout autre groupe en ligne. Coordonnez-vous avec vos partenaires, le lieu et les artistes pour soutenir l'annonce par des publications collaboratives sur Instagram, des dark ads sur Meta, des newsletters, et des méthodes traditionnelles comme les reposts et les commentaires pour accroître la visibilité. Investissez dans des contenus de haute qualité, tels que des visuels professionnels, des vidéos promotionnelles bien montées et des contenus personnalisés à partager pour vos partenaires ou invités, car un contenu mieux adapté réduit le coût par inscription.
Assurez-vous que le processus d'inscription soit le plus simple possible : une page web rapide ou un formulaire de génération de leads dans une application, où les utilisateurs peuvent remplir automatiquement leurs informations et s'inscrire en un ou deux clics, augmentera votre taux d'inscription.
Essayez de collecter les adresses e-mail et les numéros de téléphone ; vous n'avez pas besoin de connaître le nom de la personne, et ajouter plus de champs dans le formulaire ne ferait que réduire le taux d'inscription. Après l'inscription, vous pourriez envisager d'envoyer un formulaire complémentaire avec une offre, pour demander des informations supplémentaires telles que les villes, genres et artistes qui les intéressent.
Ne recueille que les informations dont tu as besoin et que tu prévois d'utiliser. Nous avons une règle empirique selon laquelle nous supposons que pour chaque champ ajouté à ta billetterie ou à ton outil de préinscription, la conversion diminue de -0,5 %. Ceci est principalement basé sur des recherches approfondies menées par de grandes entreprises technologiques sur les processus de paiement du commerce électronique.
Il est essentiel de maintenir les inscrits informés et prêts à acheter. Commencez par configurer un e-mail de confirmation (réponse automatique) à envoyer dès l'inscription, ainsi qu'un e-mail de rappel à envoyer la veille de la prévente en ligne. Ce rappel doit inclure des informations sur l'heure de mise en vente des billets, le moment où ils recevront le lien pour les billets, et le prix de départ des billets.
Encouragez les inscrits à ajouter la date de mise en vente à leur calendrier, ce qui ajoute un canal supplémentaire pour recevoir une notification. Evntree – une plateforme spécialement conçue pour les campagnes de préinscription – incite les utilisateurs à ajouter l'événement ou la date de mise en vente à leur calendrier. Une autre option est AddEvent, une plateforme qui permet aux utilisateurs d’ajouter un événement à divers formats de calendriers en un clic, avec des analyses de données supplémentaires. Vous pouvez inclure leurs boutons de calendrier dans vos e-mails de réponse automatique et de rappel.
Pour garantir la diffusion la plus large possible du lien de prévente, adoptez une approche multicanal. Combinez e-mail, SMS et WhatsApp pour maximiser la délivrabilité.
Les billetteries convertissent entre 5% et 20% des visiteurs. Il s'agit d'une différence significative. Il est crucial pour le succès de ton événement de choisir une solution de billetterie à faible friction, optimisée pour la conversion et l'utilisation mobile, qui peut gérer les demandes de trafic élevé. Nous surveillons en permanence les taux de conversion de nos billetteries et visons un taux de conversion moyen de 15%.
Nous avons récemment analysé les résultats d'une campagne de prévente en ligne utilisant tous ces canaux, et les résultats étaient impressionnants :
Inscriptions totales : 1565
E-mail : Taux d'ouverture : 838 (58%), Taux de clics : 328 (23%)
SMS : Taux de livraison : 1376 (92%), Taux de clics : 440 (32%)
WhatsApp : Taux de livraison : 1190 (81%), Taux de lecture : 601 (51%), Taux de clics : 498 (42%)
Taux de clics total (au moins un canal) : 69,6% (1 089 utilisateurs)
Taux de clics par canal unique :
E-mail seul : 20,8% (326 utilisateurs)
SMS seul : 28,4% (444 utilisateurs)
WhatsApp seul : 32,4% (507 utilisateurs)
Utilisateurs ayant cliqué sur deux canaux : 10,1% (158 utilisateurs)
Sur une base théorique de billets à 30 £, avec 994 ventes le jour de la mise en vente, cela représenterait 29 820 £ de revenus. Par comparaison, une conversion avec e-mail seul à 91% des 326 clics e-mail aurait permis 297 billets (8 910 £), tandis qu'avec e-mail et SMS à 91% des 710 clics combinés, cela représente 646 billets (19 380 £). La différence en taux de délivrabilité et de conversion en fonction des canaux pourrait représenter des centaines de billets non vendus et des milliers de revenus perdus.
Lorsque les billets sont disponibles, utilisez les réseaux sociaux pour rappeler aux inscrits de vérifier leurs boîtes de réception ou dossiers de spam pour le lien de réservation. Pensez également à mettre en place une automatisation ManyChat pour envoyer le lien automatiquement à toute personne qui vous contacte par DM sur Instagram après la mise en vente – particulièrement utile pour répondre aux plaintes de liens manquants.
Pour les inscriptions postérieures au début de la prévente en ligne, configurez une réponse automatique incluant le lien des billets. Vous pourriez être surpris du nombre d’inscriptions supplémentaires provenant de personnes visitant la page de préinscription après le début de la prévente.
Enfin, créez un sentiment d’urgence en informant les acheteurs potentiels de l'avancement des ventes de la prévente. Envoyez un e-mail, SMS ou message WhatsApp environ cinq heures après le début de la prévente pour indiquer les versions vendues, le nombre de billets vendus et/ou le nombre restant. Ce message est souvent plus efficace s’il est envoyé à toute votre liste de diffusion, à condition que l'emplacement/concept de l'événement leur soit pertinent.
La durée optimale pour une campagne de prévente en ligne se situe entre 4 et 7 jours, avec un maximum de 14 jours. Une prévente trop courte pourrait ne pas laisser assez de temps aux plateformes de médias payants pour optimiser les annonces, ce qui entraînerait des dépenses inutiles. Inversement, une prévente trop longue pourrait amener les premiers inscrits à oublier la date de mise en vente ou à se tourner vers d'autres événements. Nous recommandons une fenêtre de lancement jusqu'à la mise en vente de :
Lundi → Lundi (+1 semaine)
Mardi → Mardi (+1 semaine)
Lundi → Vendredi (même semaine)
Pour de nombreuses préventes en ligne, si la demande est suffisamment forte, environ 30% des billets peuvent être vendus durant cette période. Allouez 30% de votre budget publicitaire à la collecte des inscriptions. Surveillez la demande et ajustez le budget en conséquence. Si la demande est forte et que les inscriptions arrivent à un rythme soutenu, envisagez d'augmenter le budget. Si, au contraire, la demande est plus faible que prévu, réduisez le budget et économisez-le pour les étapes ultérieures, plus proches de la date de l'événement.
Pour déterminer un coût optimal par inscription, visez 5 à 8% du prix moyen du billet si celui-ci est inférieur à 100 £, ou 3% s'il est supérieur à 100 €. Exemples :
Prix moyen du billet à 30 € = coût par inscription de 1,50 à 2,40 €
Prix moyen du billet à 60 € = coût par inscription de 3,00 à 4,80 €
Prix moyen du billet à 180 € = coût par inscription d’environ 5,40 €
Utilisez une variété de contenus, notamment des visuels, des vidéos promotionnelles, des photos et vidéos d'événements précédents, ainsi que du contenu mettant en avant des invités, conférenciers ou musiciens. Créez des audiences sur plusieurs plateformes, en incluant votre liste de diffusion et l'engagement sur les réseaux sociaux. Constituez des audiences basées sur des centres d'intérêt pertinents et des audiences similaires en utilisant les données des participants ou de l'engagement passé. Allouez de petits budgets à chaque audience pour mesurer leur efficacité. Pour ceux utilisant la plateforme de préinscription Evntree, vous pourrez suivre les conversions de manière efficace sur Meta (Purchase → CompleteRegistration), TikTok (Website Conversion → CompleteRegistration) et Snapchat (Conversion → SIGN_UP), vous permettant ainsi d’ajuster vos budgets de manière optimale.
Eventix te donne toujours accès à toutes les données de tes clients. Il te suffit d'aller sur ton tableau de bord et de naviguer jusqu'à la section « exportations ». C'est très pratique pour mener des campagnes d'audience lookalike, car tu peux mener une campagne d'audience lookalike sur tes pré-inscriptions et plus tard dans la campagne marketing sur les premières ventes de billets early bird. Il te suffit d'exporter toutes les données des billets vendus jusqu'à ce moment-là et de mettre à jour ta campagne d'audience similaire.
Pour les petits événements, annoncez l'événement au moins 8 à 12 semaines avant la date de début prévue. Cela laisse le temps de répertorier l'événement sur diverses plateformes et permet un engagement anticipé des participants. Pour les grands événements, comme les festivals annuels, il est courant de faire l’annonce 6 à 9 mois à l’avance.
Les timings varieront en fonction des types d'événements et des régions. Les jours fériés, les incertitudes économiques ou la concurrence peuvent affecter le succès de votre annonce. Un lancement trop précoce pourrait ne pas attirer l'attention des participants potentiels, qui n’ont pas encore de visibilité sur leur planning. À l’inverse, un lancement trop tardif pourrait permettre à la concurrence de capter votre public cible, tandis que les personnes venant de loin risquent de ne pas avoir le temps de planifier leur transport et leur hébergement.
Les organisateurs d'événements annuels effectuent généralement un pré-lancement peu de temps après leur événement précédent, offrant des billets à tarif réduit à leurs fans les plus fidèles pour stimuler la fidélisation.
Avant de lancer votre campagne de prévente en ligne, il est important de choisir la meilleure plateforme pour maximiser vos inscriptions. Vous pouvez opter pour un outil de génération de leads directement sur la plateforme, une plateforme externe, ou votre propre site web. Nous recommandons de choisir l'option qui permet de réduire au maximum les frictions lors de l'inscription, d'informer votre audience, de collecter des données et de suivre les conversions (avec un pixel).
Liste des fonctionnalités essentielles pour la page de préinscription:
Pixels de suivi pour Meta (TikTok, Snapchat, Google sont un plus)
Collecte des numéros de téléphone et des adresses e-mail
Intégration CRM – transfert automatique des inscrits vers votre CRM de choix (Mailchimp, Bird, Brevo, etc.)
Téléchargement de médias – pour partager des images ou vidéos promotionnelles
Fonctionnalités additionnelles souhaitées:
Bouton « Ajouter au calendrier » pour iCal et Google Calendar
Analyses de données – pour connaître la localisation des inscrits et le taux de conversion
Suivi des référents – pour identifier quels placements génèrent le plus d’inscriptions
Personnalisation – pour refléter votre marque
Intégration Spotify (pour les événements musicaux) – pour permettre aux visiteurs de préécouter la musique des artistes
Support pour les tournées multi-événements – pour permettre aux utilisateurs de s’inscrire à un spectacle spécifique d’une tournée
Partage – pour permettre aux utilisateurs de partager la page en un clic vers WhatsApp, Messenger, Telegram, etc.
Les plateformes de médias payants telles que Meta, TikTok et Snapchat proposent toutes un objectif de campagne pour collecter des leads de manière native sans que le client n'ait à quitter l’application. Meta propose Lead Ads using Instant Forms, TikTok propose Lead Generation Campaigns, et Snapchat propose Native Leads Forms.
Meta et TikTok permettent une connexion automatique entre la campagne et votre CRM, transférant ainsi les nouvelles leads (données d’inscription) automatiquement vers Bird, Mailchimp, Brevo, etc. Sur Snapchat, vous devrez exporter les leads en fin de campagne pour les importer dans votre CRM.
Ces formulaires de génération de leads sont gratuits, rapides à configurer, permettent aux utilisateurs de préremplir leurs informations depuis leur profil – rendant l’inscription possible en un ou deux clics – et offrent une personnalisation partielle pour correspondre à votre marque. Cependant, ces outils présentent quelques limites:
Ils sont accessibles uniquement via des annonces directes sur la plateforme, sans générer de page web partageable en dehors de la plateforme. Pour collecter des inscriptions et diffuser des liens via des annonces par e-mail ou vos réseaux sociaux, vous aurez besoin d'une solution complémentaire.
Précision des informations préremplies – parfois, les utilisateurs qui se sont inscrits il y a plusieurs années avec un e-mail qu'ils n’utilisent plus voient cet e-mail prérempli dans le formulaire, ce qui peut réduire la précision et la délivrabilité de vos communications par e-mail.
Evntree est une plateforme complète de préinscription spécialement conçue pour les organisateurs d'événements. Elle offre toutes les fonctionnalités nécessaires pour mener des préventes en ligne réussies, notamment des pages de destination, des intégrations avec Mailchimp, Bird et Brevo, le suivi de pixels pour Meta, TikTok et Snapchat, des analyses avancées, des options de personnalisation, et bien plus encore. Les pages de destination prennent en charge les événements uniques ou les tournées multi-dates et multi-lieux, proposent la fonctionnalité « Ajouter au calendrier » pour inciter les visiteurs à ajouter la date de prévente ou d'événement à leur calendrier, l’intégration Spotify pour accéder facilement à la musique des artistes, ainsi que la possibilité de télécharger des images et d’intégrer du contenu multimédia.
Après avoir créé votre compte Evntree, vous pouvez configurer votre première page de destination via le tableau de bord. Pour bénéficier de toutes les fonctionnalités avancées, telles que l'intégration CRM et le suivi de pixels, un abonnement Premium est nécessaire. Vous pouvez utiliser le code EVENTIX pour obtenir gratuitement votre premier mois d'abonnement Premium. Nous vous recommandons de lire Guides d’installation d’Evntree les guides de configuration d’Evntree pour vous assurer d’avoir bien complété toutes les étapes et être prêt à lancer votre campagne.
Si vous préférez ne pas utiliser Evntree, il existe d'autres options, mais aucune ne propose l'ensemble complet de fonctionnalités que nous considérons essentielles pour une prévente en ligne réussie.
Pages d’atterrissage intégrées de Mailchimp, Bird & Brevo: faciles à mettre en place mais manquant d’intégrations de pixels et d’options de personnalisation.
Laylo: plus orienté vers les artistes, les dépôts de marchandises et les tournées, Laylo est un produit fantastique que nous recommandons si le cas d'utilisation s’y prête. Le seul inconvénient est que toutes vos communications sont gérées directement par Laylo, il n’y a pas d’option pour intégrer votre propre CRM, et vous devez acheter des crédits pour envoyer des messages (environ 0.02 $ par DM ou SMS US et 0.05 $ par SMS international)
Audience Republic: une excellente solution si vous avez le budget et que vous êtes satisfait d’utiliser Audience Republic comme CRM
Hive: similaire à Audience Republic, un autre CRM spécialement conçu pour les spécialistes du marketing événementiel.
Splash: plus qu’une solution tout-en-un pour les événements sur mesure, Splash offre des pages d’atterrissage magnifiquement conçues, une billetterie intégrée, un suivi des pixels, une gestion des événements et bien plus encore.
Si vous avez déjà votre propre site web, vous devez vous assurer que les pages d'inscription que vous créez disposent au minimum des fonctionnalités suivantes:
Formulaires qui recueillent l’adresse e-mail et les numéros de téléphone et transfèrent les données directement à votre CRM (soit dans le cadre de la plateforme du site web, soit par l’intermédiaire d’une intégration API)
Le suivi des pixels pour les objectifs publicitaires PageView et CompleteRegistration, configurés pour être activés pour Meta (au minimum) ainsi que TikTok et Snapchat.
Crowdsauce propose des sites web sur mesure pour une gamme de cas d’utilisation différents, qui incluent toutes les fonctionnalités d’Evntree et plus encore, vous donnant une solution puissante pour présenter vos événements et mener des campagnes d’inscription sur une base régulière.
Si vous souhaitez en savoir plus sur les services de conception et de développement de sites web pour les promoteurs, contactez-nous via le site web de Crowdsauce.
Dans la bibliothèque d'applications d'Eventix, tu peux trouver une application gratuite de préinscription spécialement conçue pour rendre le processus de préinscription aussi fluide que possible. Dans l'application, tu peux configurer précisément ce à quoi tu souhaites que ta page de préinscription ressemble, y compris le contenu que tu souhaites afficher.
Si vous souhaitez que nous créions un plan de campagne adapté à votre événement, vous pouvez remplir le formulaire sur notre site web, et notre programme d’IA générera votre propre plan et vous l’enverra par e-mail.
En prenant en compte ces éléments et en suivant les meilleures pratiques décrites dans cet article, vous pouvez organiser une campagne de prévente en ligne réussie pour votre événement. Utilisez les plateformes et stratégies recommandées pour maximiser votre portée et vos conversions. Si vous avez besoin de conseils ou si vous souhaitez qu'une agence dédiée gère vos préventes pour vous, l'équipe de Crowdsauce serait ravie de vous aider. Bonne chance!
