Qu’est-ce que l’accréditation? Et comment la gérer le plus efficacement possible pour vos événements? Chez In2event, la plateforme de gestion d’événements, nous savons exactement ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas. Dans ce guide, nous allons plonger dans le monde de l’accréditation d’événements et vous apprendre tout ce qu’il faut savoir pour commencer.
L’organisation d’un événement réussi nécessite une attention tout particulière aux détails. L’accréditation d’un événement joue un rôle important en garantissant que chaque aspect, du traiteur à la tenue de l’équipe en passant par la gestion de la liste des invités, est traité avec la plus grande efficacité.
En résumé, la gestion des accréditations consiste à s’assurer que les bonnes personnes disposent des bons accès et des bons articles lorsqu’elles en ont besoin. Dans cet article, nous examinerons en détail ce que cela signifie exactement.
Lorsqu’elle est bien menée, une gestion précise de l’accréditation vous aidera dans les domaines suivants:
Le contrôle d’accès;
La sécurité;
La gestion des foules;
La sûreté;
La gestion des ressources.
Essentiellement, l’accréditation d’accès est un moyen de gérer les participants à un événement, en veillant à ce que seules les personnes dûment autorisées puissent accéder à des zones spécifiques au-delà de ce qui est accessible au grand public.
Cette accréditation implique souvent la délivrance de bracelets, de badges ou de billets. Cela permet non seulement de confirmer le droit de la personne à assister à l’événement, mais aussi de lui donner accès à certaines zones ou activités de l’événement qui ne sont pas accessibles au grand public. Chez In2event, nous appelons ces zones “Zones d’accès”. Un exemple pour clarifier les choses: Sur le site d’un festival, il y a une zone réservée aux artistes. Appelons-la le Village des Artistes. Seuls les artistes ont accès à cette zone, ainsi que l’équipe en coulisses, les organisateurs de la tournée, le traiteur, etc. L’accès au Village des Artistes serait une accréditation accordée à ces personnes. Vous ne voulez pas que des invités aléatoires jouent le rôle de groupies dans cette zone. C’est pourquoi l’accréditation Village des Artistes ne leur sera pas attribuée.
Le fait de travailler avec des zones d’accès améliore considérablement la sécurité de votre événement. En tant qu’organisateur, vous déterminez exactement qui est autorisé à circuler où. Chacun pourra se rendre exactement là où il doit être, mais là-bas et seulement là-bas.
L’accréditation d’accès est l’une des formes d’accréditation les plus importantes. Certaines organisations s'arrêtent là, mais il existe de nombreuses autres possibilités.
L’accréditation des traiteurs est un autre aspect fondamental de l’organisation d’un événement. Elle implique une planification réfléchie afin de garantir que tous les participants à votre événement soient bien nourris et satisfaits. Nous savons tous qu’une équipe bien nourrie est une équipe heureuse. L’accréditation des traiteurs vous permet également de vous concentrer sur les invités VIP, en leur proposant une sélection de collations et de boissons pour améliorer leur expérience globale. C’est aussi l’occasion de recueillir des informations sur les préférences alimentaires, ce qui permet d’offrir un service de restauration plus personnalisé et plus accommodant.
L’un des principaux avantages de l’accréditation des traiteurs à l’avance est la réduction des déchets pendant l’événement. En sachant à l’avance qui sera présent et qui aura besoin de repas, vous pouvez rationaliser le processus de restauration, en minimisant les excès inutiles et en optimisant les ressources. En limitant le gaspillage, vous rendrez vos événements plus durables.
L’accréditation des parkings est un autre aspect crucial de l’organisation d’un événement, qui met l’accent sur la commodité et la logistique du transport des participants. Garantir un processus de stationnement fluide et organisé contribue de manière significative au succès global d’un événement. Cette accréditation implique une gestion stratégique des places de parking et la mise en place de zones désignées pour différents groupes, tels que les VIP, le personnel et les participants en général.
En mettant en place un système d’accréditation à l’avance, les organisateurs d'événements peuvent anticiper le nombre de véhicules et allouer efficacement les places de parking, minimisant ainsi les embouteillages et rationalisant l’arrivée et le départ de tous les participants. Cette approche proactive améliore non seulement le déroulement général de l’événement, mais contribue également à une expérience positive et sans stress pour les participants.
Saviez-vous que vous pouvez également envoyer des billets de parking à vos invités grâce à notre intégration avec In2event? De cette manière, vous savez exactement combien de véhicules vous pouvez attendre!
Lors de nombreux événements, l’équipe porte des chemises ou des uniformes de marque. Il existe plusieurs types de vêtements pour distinguer les membres de l’équipe. Cela vous permet d’identifier et de gérer facilement le personnel pendant le montage, le démontage et tout au long de l’événement. Mais qui reçoit quelle chemise? Et combien? Quelles tailles? En gérant cela à l’avance, la remise de ces tenues se fera rapidement et sans heurts et tout le monde pourra se mettre au travail en un instant.
Par ailleurs, l’accréditation du matériel joue un rôle essentiel dans la logistique de l’événement. Qu’il s’agisse des équipes de sonorisation et d’éclairage, de l’assistance technique ou de la régie, il est primordial de s’assurer que les bonnes personnes ont accès à l’équipement nécessaire. Avec In2event, vous pourrez enregistrer toutes sortes d’équipements. Vous savez qui possède quoi et quand le matériel a été rendu. Une telle gestion de votre inventaire permet non seulement d’éviter la perte de matériel, mais aussi de rationaliser le flux de travail, contribuant ainsi à l’efficacité globale de l’événement.
Lorsqu’il s’agit d’organiser des événements, on ne saurait trop insister sur l’importance d’une stratégie de gestion de l’accréditation bien exécutée. Une approche réussie de l’accréditation ne se limite pas à une planification méticuleuse; c’est la pierre angulaire sur laquelle repose toute l’expérience de l’événement.
L’utilisation d’outils efficaces, tels qu’une plateforme logicielle comme In2event, est essentielle pour gérer les accréditations d’événements de manière transparente. Notre plateforme vous permet d’ajouter tous les éléments nécessaires à l’avance, de les assigner à des personnes ou d’activer des options d’auto-demande pour les participants, rationalisant ainsi le processus d’approbation. L’automatisation de ces procédures vous permet non seulement de travailler plus efficacement, mais aussi de gagner un temps précieux.
Outre les logiciels, il est essentiel d’intégrer des outils d’accréditation d’accès à votre événement. Les bracelets ou les badges jouent un rôle important à cet égard, car ils fournissent des informations en un clin d'œil sur les zones d’accès et les autorisations d’une personne. Cela s’avère particulièrement utile pour le personnel de sécurité à l’entrée. Une autre option consiste à installer des tourniquets à différents points d’entrée. L’utilisation d’un QR code sur un bracelet ou un badge permet aux personnes de se déplacer dans l’enceinte de l’événement grâce à un système d’autocontrôle, améliorant ainsi l’accessibilité globale et la commodité de l’événement.
Saviez -vous que vous pouvez créer des billets d’invités dédiés dans les paramètres de votre événement dans notre tableau de bord? De cette manière, vous pouvez facilement savoir qui vous avez invité et qui est un invité payant et un invité “gratuit”.
Si l’utilisation d’un outil est une bonne chose, l’utilisation de deux outils est une chose excellente! Tirez parti de la synergie entre Eventix et In2event révolutionne la situation. Elle facilitera considérablement votre charge de travail et améliorera votre compétence globale. L’API existante facilite l’intégration transparente des billets Eventix dans la plateforme In2event, améliorant ainsi la commodité et la fonctionnalité de la gestion des accréditations.
La plupart des invités n’auront pas besoin de se promener dans les coulisses. Ils n’auront qu’une accréditation d’entrée générale. Grâce à l’intégration entre In2event et Eventix, il est possible de créer des listes d’invités dans In2event, de les inviter via la plateforme, mais d’attacher des tickets Eventix à leur briefing. Cela leur permettra d’entrer dans l’événement par l’entrée principale, au lieu de l'entrée de l’équipe.
Saviez-vous que vous pouvez envoyer des billets Eventix via In2event lorsque vous avez configuré notre intégration avec In2event dans notre bibliothèque d’applications? Vos invités se présenteront avec un billet Eventix et il n’est donc pas nécessaire de courir avec différents appareils de scan. Tous les billets d’entrée valides pourront être scannés par les scanners Eventix, et c’est ainsi que vous saurez exactement combien de personnes (et qui) vous avez actuellement sur place!
Une préparation minutieuse de la gestion de l’accréditation est la clé d’un événement sans faille. Prenez le temps de tout mettre en place correctement, car résoudre des problèmes dans ce domaine plus tard au cours de l’événement demande beaucoup plus d’efforts que de prendre le temps de planifier au départ.
Il est essentiel de bien réfléchir aux éléments à accréditer, à la manière de les classer et aux limites à respecter pour chacun d’entre eux. En réfléchissant à l’avance à ces aspects, vous établissez une base solide pour un processus d’accréditation rationalisé. Cela permet non seulement de faciliter l’inscription des participants, mais aussi de minimiser les complications potentielles pendant l’événement, ce qui améliore considérablement l'expérience globale des organisateurs et des participants.
L’investissement de temps et d’attention dans les premières étapes est récompensé plus tard par un événement réussi et bien rodé.
En matière d’accréditation d’événements, il existe plusieurs erreurs que les organisateurs doivent éviter pour garantir un processus efficace et sans heurts.
Tout d’abord, négliger l’intégration technique peut entraîner des erreurs manuelles et des retards. La mise en œuvre d’une plateforme peut améliorer l’efficacité, fournir des données en temps réel et rationaliser l’ensemble du processus d’accréditation.
La gestion des files d’attente est un autre aspect essentiel à ne pas négliger. Un système rapide et bien organisé est crucial, et il est utile de désigner les points d’enregistrement en conséquence. L’entrée donne la première impression aux participants, il est donc essentiel de la rendre positive. Prévoyez un nombre suffisant de guichets et de personnel pour éviter les longues files d’attente et les retards.
La flexibilité est la clé de l’accréditation d’un événement. Il faut être prêt à faire face à des changements inattendus, comme l’envoi par une entreprise d’un employé différent, un changement de taille de chemise ou le fait de ne pas avoir communiqué ses préférences alimentaires. Les ajustements de ce type doivent être pris en compte sans provoquer de chaos. Il est tout aussi important de former le personnel des guichets à gérer de telles situations.
Pour un exemple intéressant de gestion d’accréditation complexe, nous nous sommes entretenus avec Bart van de Klundert. Le responsable informatique du groupe This Is Live qui gère notamment les paramètres d’accréditation de Paaspop. Voyons comment il utilise la gestion des accréditations à son avantage.
Le processus d’accréditation de Paaspop est étroitement lié aux différents groupes de visiteurs et aux flux logistiques qui en découlent. Il existe des points d’enregistrement spécifiques pour le Nord, le Sud et la zone de camping afin d’assurer une orientation efficace des visiteurs en fonction de leur origine.
Les participants au Paaspop viennent de différentes régions du pays, ce qui, compte tenu de la situation géographique, constitue un projet logistique difficile. En attribuant des accréditations Nord et Sud à chacun, ils commencent à gérer la logistique dès le début. Si quelqu’un doit s’enregistrer à l’entrée Nord, il aura également un laissez-passer pour le parking Nord et tous ses repas seront servis aux stands de restauration Nord. Le fait de relier le lieu d’enregistrement à ces autres installations réduit la distance à parcourir à pied et permet de diviser les grands groupes de participants.
Les points d’accréditation sont également répartis en fonction de la nature des groupes de visiteurs. L’entrée Nord est réservée aux membres réguliers de l’équipe, tandis que l’entrée Sud est réservée aux artistes et aux invités, et que la zone de camping est réservée aux membres de l’équipe qui travaillent uniquement sur le camping. Cette division minutieuse est nécessaire en raison de la taille du site et vise à gérer les flux de circulation et les encombrements aux guichets.
Après tant d’éditions réussies du Passpop, l’organisation sait désormais qu’il y aura toujours des changements de dernière minute concernant les personnes et leurs accréditations. Pour s’y préparer, le Paaspop a créé un groupe WhatsApp où l’organisation reste en contact avec les comptoirs d’enregistrement et les membres de l’équipe de projet. Ils ont établi des règles claires sur ce qui doit être communiqué pour une solution rapide.
Sur la plateforme In2event, ils créent une demande de production par jour, pour les ajouts de dernière minute et les nouvelles personnes entrant dans le festival. De cette manière, tout est facilement documenté.
Une autre leçon précieuse que Bart souhaite partager: Assurez-vous que tous les membres de votre équipe sont bien informés sur la plateforme que vous utilisez. Chacun doit savoir comment naviguer dans le système et résoudre lui-même les problèmes les plus simples.
En résumé, un système d’accréditation bien documenté et structuré est essentiel à la bonne exécution de Paaspop.
En conclusion de notre guide complet sur l’accréditation des événements, la maîtrise de l’accréditation des événements est un art qui allie une planification méticuleuse, une exécution stratégique et une utilisation efficace des outils. Qu’il s’agisse de gérer l’accès, la restauration, le stationnement ou la logistique de l’équipe, chaque élément contribue à un événement homogène et inoubliable. Comme l’a démontré Paaspop, un système d’accréditation bien organisé est la clé pour assurer le bon déroulement de tout événement, laissant aux organisateurs, à l’équipe et aux participants une expérience qui dépasse leurs attentes.
Si vous avez des questions, n’hésitez pas à prendre rendez-vous avec l’équipe d'assistance à la clientèle d’In2event. Nous vous guiderons à travers tout ce que vous avez besoin de savoir.
