Comment reporter mon événement?
Découvrez comment reporter votre événement et offrir à vos acheteurs de billets des remboursements ou la possibilité de faire des dons.
Parfois, il n’y a pas d’autre choix que de reporter votre événement. Vous trouverez ci-dessous les différentes possibilités qui s’offrent à vous lorsque vous reportez votre événement.
Comment reporter mon événement?
1. Accédez au Tableau de bord.
2. Sélectionnez “Événements”.
3. Recherchez l’événement que vous souhaitez reprogrammer et cliquez sur la flèche déroulante à droite.
4. Sélectionnez “Paramètres de remboursement”.
5. Sélectionnez l’une des deux options de reprogrammation (avec ou sans possibilité de faire des dons). Si vous préférez annuler et rembourser votre événement, vous pouvez sélectionner l’une de nos options de remboursement. En savoir plus sur l’annulation et le remboursement de votre événement.
Option 1: Reporter l’événement - Option de demander un remboursement.
La première option consiste à reporter vote événement. Lorsque vous reportez votre événement, les acheteurs de billets qui peuvent ou ne veulent pas assister à la nouvelle date peuvent demander un remboursement.
Si vous souhaitez reporter l’événement, vous pouvez choisir d’envoyer ou non un e-mail automatique à vos visiteurs. Dans cet e-mail, nous expliquons que l’événement a été reporté et qu’une demande de remboursement peut être faite en cliquant sur le lien inclus. Ce lien les renvoie à la page d’état de la commande (le même lien que celui qu’ils reçoivent lorsqu’ils achètent des billets) où ils peuvent demander un remboursement. Si vous préférez qu’Eventix n’envoie pas d’e-mail, assurez-vous de lire l’option 2 ci-dessous.
Attention: Cela ne signifie pas que nous prenons en charge la communication avec vos visiteurs. Nous n’envoyons ces e-mails que pour faciliter le processus. Là encore, vous pouvez choisir de désactiver ces e-mails automatisés.
Avant de commencer les réglages, vous devez modifier la date de l’événement existant pour la remplacer par la nouvelle date à laquelle l’événement aura lieu. Vous pouvez même modifier la date des événements passés.
Une fois que vous avez choisi de reprogrammer votre événement, vous pouvez modifier les autres paramères de l’événement sans problème. Toutefois, nous vous demandons d’attendre 4 jours avant de modifier d’autres paramètres, car les “anciens” paramètres seront inclus dans l’e-mail envoyé aux visiteurs. Une fois que vous avez fait cela, il est important que vous nous le fassiez savoir, afin que nous puissions régénérer vos billets avec une nouvelle date. Vous pouvez ainsi vous assurer que tous vos visiteurs téléchargent les bons billets.
Attention: Si vous avez utilisé des images de billets avec une date, il est important de les modifier et de les télécharger à nouveau avant que nous ne régénérions les billets.
Vous voudrez vendre à nouveau des billets pour votre événement, afin de remplir la capacité restante. La meilleure chose à faire est de créer un nouveau billet, ce qui permet de voir facilement combien de nouveaux billets ont été vendus.
Choisissez une date et une heure de fin pour la réception des demandes de remboursement. Les acheteurs de billets ne peuvent demander un remboursement que jusqu’à la date et l’heure choisies par l’organisateur. Si personne ne demande de remboursement dans le délai imparti, nous supposons qu’il accepte la nouvelle date de l’événement. À la fin de ce processus, le montant total à rembourser sera calculé. À ce stade, vous saurez également combien de billets vous pouvez encore vendre pour l’événement ; ne fixez donc pas la date limite trop près de l’événement.
Attention: Lorsqu’Eventix envoie un e-mail aux acheteurs de billets, nous utilisons le nom et la date de l’événement tels qu’ils sont enregistrés dans notre système. Cela signifie qu’avant de commencer à paramétrer les remboursements, vous devez entrer la nouvelle date de l’événement dans notre système, mais NE PAS changer le nom de l’événement (pour l’instant). Pour clarifier: avant de commencer les remboursements, ne changez pas le nom de l’événement, mais changez la date de l’événement.
Paramètres:
Chronologie:
Dans les 24 heures, nous enverrons à vos acheteurs de billets un e-mail contenant des instructions sur la manière de demander un remboursement ou de faire un don, ainsi que sur la date limite.
Après la date limite, le formulaire permettant aux acheteurs de billets de demander un remboursement sera fermé. Nous supposerons que tous les acheteurs de billets qui n’ont pas rempli le formulaire acceptent la nouvelle date de l’événement.
Le jour suivant la date limite, nous ferons le décompte des remboursements à effectuer. Il est possible que vous deviez compléter le solde de votre compte d’entreprise dans le Tableau de bord pour que nous puissions effectuer les remboursements. Vérifiez votre solde ici.
Une fois que le compte de votre entreprise sera suffisamment approvisionné, nous procéderons aux remboursements. Ce processus ne peut pas être annulé.
Dans un délai de trois à cinq jours ouvrables, les acheteurs de billets qui ont demandé un remboursement se verront restituer leur argent. Nous régénérerons également les billets des acheteurs qui n’ont pas demandé de remboursement pour la nouvelle date de l’événement, ce qui mettra à jour la date sur le billet.
Option 2: Report de l’événement - Pas d’e-mail.
Vous pouvez également choisir de reporter votre événement sans envoyer d’e-mail automatisé aux acheteurs de billets. Dans ce cas, vous devrez envoyer un e-mail vous-même. Pour ce faire, sélectionnez l’option de report de votre événement dans le Tableau de bord, mais désactivez l’option d’envoi automatique d’e-mails par Eventix à vos acheteurs de billets.
Parce que vous avez choisi cette option, Eventix n’enverra pas d’e-mail à vos acheteurs de billets, il est donc important que vous communiquiez à vos acheteurs de billets que l’événement est déplacé. Les acheteurs de billets individuels qui vous demandent un remboursement peuvent être renvoyés à leur e-mail de confirmation de commande, qu’ils ont reçu lors de la finalisation de leur commande. Le lien vers les billets les renverra vers un formulaire où ils pourront demander un remboursement.
Pour cette option, il est également important de fixer une date limite. Cette date ne sera pas communiquée aux acheteurs de billets, mais elle est importante. La date limite nous permet de savoir quand cette période est terminée afin que nous puissions établir un solde pour cet événement, en ce qui concerne les remboursements.
Paramètres (e-mail désactivé):
Chronologie:
Dès qu’il sera enregistré, nous modifierons la page sur laquelle vos acheteurs de billets peuvent télécharger leurs billets afin de leur permettre de demander un remboursement. Pour accéder à cette page, il suffit de se rendre sur l’e-mail de confirmation qu’ils ont reçu lors de l’achat de leurs billets et de cliquer sur “Télécharger le(s) billet(s)”. Le lien restera actif jusqu’à la date limite que vous avez choisie.
Une fois la date limite dépassée, le formulaire permettant aux acheteurs de billets de demander un remboursement sera fermé. Nous supposerons que tous les acheteurs de billets qui n’ont pas rempli le formulaire acceptent la nouvelle date de l’événement.
Le jour suivant la date limite, nous ferons le décompte des remboursements à effectuer. Il est possible que vous deviez compléter le solde de votre compte d’entreprise dans le Tableau de bord pour que nous puissions effectuer les remboursements. Vérifiez votre solde ici.
Une fois que le compte de votre entreprise sera suffisamment approvisionné, nous procéderons aux remboursements. Ce processus ne peut pas être annulé.
Dans un délai de trois à cinq jours ouvrables, les acheteurs de billets qui ont demandé un remboursement se verront restituer leur argent. Nous régénérerons également les billets des acheteurs qui n’ont pas demandé de remboursement pour la nouvelle date de l’événement, ce qui mettra à jour la date sur le billet.
Étape 2
Vous devez mette à notre disposition la somme à rembourser. Vous pouvez vérifier votre solde ici. Une fois le paiement effectué, nous remboursons immédiatement vos acheteurs de billets.
Une fois l’acompte versé, il faut compter entre 3 et 5 jours ouvrables pour que vos acheteurs de billets reçoivent leur argent sur leur compte. Malheureusement, nous n’avons aucun contrôle sur ce processus une fois que les remboursements ont été effectués.
Attention: Communiquez clairement la procédure à vos acheteurs de billets. L’e-mail que nous envoyons dans l’option 1 ne replace PAS la communication entre vous et vos acheteurs de billets.
Si vous avez d’autres questions concernant le report de vos événements, veuillez nous en faire part dans le chat à droite ou en envoyant un e-mail à l’adresse info@eventix.io.
